Az elmúlt tíz évben hatalmas változáson mentek keresztül az irodák, és ezzel együtt a tárgyalók is. Az esztétikai igényesség már alapnak számít, emellett már minden a technológia és az agilis munkamódszer körül forog, már nem probléma megtartani egy tárgyalást akkor sem, ha a résztvevők a világ legkülönbözőbb országaiban dolgoznak.
A globális gazdaság korában a legnagyobb nemzetközi vállalatok a világ számos országában működtetnek irodákat, ahová sok esetben egy-egy konkrét üzletágat vagy tevékenységi kör szerveznek ki, de akár szolgáltató- vagy fejlesztő központokat is fenn tarthatnak. Ugyanígy a járvány miatt a kisebb cégeknél is előtérbe kerülnek a csevegő programok, a videokonferencia megoldások.
De a távolság ma már nem jelent akadályt, hiszen a videokonferenciák keretében naprakészen tudják a kollégák tartani a kapcsolatot, munkamegbeszéléseket folytathatnak, közös projekteket vihetnek. Olyan megoldások terjednek világszerte, amelyek esetében a virtuális valóság eszköztára szinte eléri a kézzelfogható, személyes kapcsolatokra épülő kommunikációs és munkavégzési hatékonyságot. Ráadásul a járvány miatt egyfajta edukáció is zajlik, a tech vállalatok egyre több terméket népszerűsítenek a piacon, és egyre sokrétűbb célcsoportok használhatják többek között a különböző csevegő programokat.
„A vállalati hatékonyság kulcsa az információ minél látványosabb és érthetőbb megjelenítése, valamint minél egyszerűbb megosztása, eljuttatása a megfelelő személyekhez. A tárgyalótermi technikának ezt a folyamatot kell segítenie, befogadóbarát módon, megteremtve a kollégák közti interakció lehetőségét” – vallja Botond Szabolcs, a Visual Europe Group ügyvezető igazgatója.
Újfajta munkakultúra
Az irodák és ezen belül a tárgyalók átalakulása szoros összefüggésben áll a munkakultúra megváltozásával is. A céges hierarchia már korántsem olyan szigorú, mint régen, a vezetők és beosztottak sokkal aktívabban és közvetlenebbül kommunikálnak egymással – köszönhetően az új generációk belépésének is a munkaerőpiacra. A céges versenyképesség szempontjából döntő fontosságú, hogy a kollégák minél több csatornán és eszközön hatékonyan dolgozhassanak együtt. A szemléletesség és látványvilág a tárgyalókban is megjelent, szinte minden arról szól, hogy a releváns információk, adatok a lehető legközérthetőbb formában jelenjenek meg a megbeszélések során.
Egy modern tárgyalóban szinte „kötelező” tartozék a beépített audiorendszer, a több hálózati elérési pont a falon és a padlóban, a különféle projektorállások, az előrelátóan megtervezett vizuális megjelenítő rendszer monitorokkal, érintőképernyőkkel, tartalomlejátszóval; vagy éppen az eszközök összehangolását lehetővé tevő vezérlőrendszer. Ma már nem csak a leggazdagabb cégeknél számít elérhetőnek az asztallapba süllyesztett LCD kijelzők vagy az érintőképernyős kivetítők alkalmazása, sőt, a beszédet real-time jegyzetelő alkalmazások elterjedésére sem kell már sokat várni.
„Mivel a hagyományos tárgyalások szerepét egyre inkább átveszi a workshop jellegű, interaktív, csoportos munkavégzés, a 21. századi tárgyalótermi technikának is ezt a folyamatot kell segítenie. Például a vezeték nélküli átvitellel kell támogatni a meetinghez való egyszerű csatlakozást, valamint a technikai eszközök gyors összekapcsolódását. Mindezek működtetését pedig a minél egyszerűbb interaktív kezelőfelülettel lehet igazán hatékonnyá tenni. Szintén a 21. századi tárgyaló alapvető tulajdonsága, hogy alkalmas a több helyszín összekapcsolását lehetővé tevő videó hívások lebonyolítására. Igénytől és büdzsétől függetlenül igaz azonban, hogy a tárgyalótermi technológiát az adott vállalat szükségleteihez testre szabva érdemes kialakítani” – teszi hozzá Botond Szabolcs.
