google-site-verification=AlKPgkDjqG_pY-M84x6x-z0vW_yUpf3kaj7cazKAhyQ

A konferencia-és tárgyalótermek szakértő megtervezésével és innovatív technikai kivitelezésével bármilyen profilú és méretű vállalkozás hatékonysága jelentősen növelhető. Tárgyalófoglaló rendszer alkalmazásával például megszűnik az időpazarló helyszínkeresés a megbeszélések előtt. Egyszerűen létrehozhatók, törölhetők a meetingek, akár telefonos applikáción keresztül, szinkronizálva a céges levelező rendszerrel és naptárral.

Egy nemzetközi felmérés szerint évi 2100 munkaórát vesztegetnek el a cégek azzal, hogy a munkatársak megbeszélésre alkalmas helyszínt keresnek. Általában elfoglalják az első szabad tárgyalót, ami jelentősen megnehezíti azok dolgát, akik 5 perccel későbbre lelkiismeretesen lefoglalták a meeting roomot. Márpedig az „aki kapja, marja” szemlélet kényelmetlen helyzeteket eredményezhet már egy kisvállalkozás életében is, nemhogy egy több ezer főt foglalkoztató vállalatnál. A tárgyalóra portyázók harcmezején a vesztes tovább keresi a megbeszélésre alkalmas helyszínt, folytatva az értékes percek vesztegetését.

Persze ha nincs információ az adott napi menetrendről a meeting room ajtaja előtt, legfeljebb egy kósza, eldugott papír valahol a szobában, akkor annak is nehéz eligazodni, aki nem akart illegális tárgyalófoglaló lenni. Az pedig végképp lábon lövi bármelyik megbeszélés eredményességét, ha ötpercenként nyit be valaki, keresve egy másik meetinget, vagy udvariasan érdeklődve, meddig kell még várnia odakinn a következő csapatnak.

Pedig néhány modern eszköz és előrelátó tervezés segítségével jelentősen növelhető a munkatársak hatékonysága, valamint fejleszthető az adott cég meetingkultúrája.

A Visual Europe Group az elmúlt években jelentős tapasztalatot szerzett tárgyalótermi rendszerek tervezésében és telepítésében. Kitüntette cégünket bizalmával többek között az Ernst and Young (EY), a Morgan Stanley, a CEU és a Magyar Turisztikai Ügynökség is. Az EY irodaépülete, amelyben a konferencia – és tárgyalótermek technikai berendezéseit telepítettük, az Év Irodája díj esélyesei között szerepelt 2018-ban.

„Azt tapasztaljuk, hogy a tárgyalófoglaló rendszerek jelentősen megkönnyítik egy cég munkavállalóinak dolgát. Létrehozhatnak, törölhetnek meetingeket, helyszínt foglalhatnak, mindezt szinkronizálva a céges levelező rendszerrel és naptárral. A rendszert a kollégák távolról is tudják kezelni, akár telefonos applikáción keresztül. És minden helyiség vagy asztal mellett van egy kis kijelző, amelyen nyomon követhető az aktuális foglaltság és a következő időszak” – mutatja be a rendszert Botond Szabolcs, a Visual Europe Group ügyvezető igazgatója.

Legalább olyan fontos erre a megoldásra is figyelmet fordítani, mint a tárgyaló megfelelő technikai eszközparkjának beszerzésére.  Ezt a rendszer ugyanis nemcsak nagyvállalati környezetben éri meg használni, hiszen előnyei már egy kisvállalkozás esetében is kézzelfoghatók, és értékes munkaóra-optimalizálást eredményez. Éppúgy hasznos egy közösségi irodában is, ahol a különböző egyéni és csoportos munkahelyeknek akár néhány óránként új használója van.

Annak pedig, hogy melyek egy 21. századi tárgyaló alapvető technikai eszközei és innovatív megoldásai, rövidesen külön blogbejegyzést szentelünk!